Zapisy księgowe i ich korekta

Tak naprawdę zapisy księgowe są takim elementem rachunkowości, którego nie można pominąć. Możemy je zaliczyć do podstaw prowadzenia ewidencji i rachunkowości w ogóle. Zapisów może dokonywać wykwalifikowany księgowy, bądź też pracownik pomocniczy, którego głównym zadaniem jest wykonywanie zapisów na kontach- kontysta. Zapisy księgowe można natomiast podzielić na podwójne i pojedyncze.

Czym w ogóle są zapisy księgowe?

Są to wszelkie czynności zapisu, które zostają dokonane na podstawie danego dokumentu o charakterze księgowym, bez znaczenia w jakim programie taki zapis jest dokonywany. Docelowo zapis powinien zostać sporządzony na dwóch urządzeniach: w dzienniku, a także na kontach. Zapisy mają charakter trwały, nie powinny budzić żadnych wątpliwości. Istotą zapisów podwójnych jest fakt, że muszą być one zapisane jednocześnie na dwóch kontach (lub grupie kont), po ich przeciwstawnych stronach, stąd też ich nazwa. Dodatkowo, w zależności od tego na ilu kontach powinien znaleźć się zapis, możemy wyróżnić:

  • zapis prosty- klasyczny przykład księgowania na dwóch kontach

  • zapis złożony- w przypadku, kiedy dana operacja jest zapisywana za pomocą jednego zapisu jednocześnie na kilku (więcej niż dwóch) kontach

Bardzo często przytacza się również zapisy księgowe powtarzane, jako kolejną ważną kategorię, którą możemy wyróżnić.

Co powinien zawierać taki zapis księgowy?

Pomimo tej całej dość szczegółowej klasyfikacji, z pewnością powinniśmy dookreślić, co zapis księgowy powinien zawierać i z czego się składać. Otóż obejmuje on przede wszystkim:

  • datę- powinna być tak określona, aby poprawnie zaklasyfikować zapis do konkretnego okresu sprawozdawczego. Zapisy powinny być wykonywane chronologicznie, a więc poprzez sortowanie według dat.

  • numer i rodzaj dowodu księgowego, jego datę sporządzenia, jeśli okaże się, że jest różna od daty sporządzenia samego zapisu

  • nazwę operacji księgowej- tutaj dopuszczane jest stosowanie uprawnionych symboli i skrótów, pod warunkiem zamieszczenia szczegółowego ich objaśnienia.

  • Sumę i oznaczenie kont, których dany zapis dotyczy

Wszystkie szczegółowy związane z wyglądem zapisu księgowego dookreśla art. 32 Ustawy o Rachunkowości.

Błędy występujące w zapisach

Ponieważ w zapisach mogą zdarzyć się błędy, została stworzona także możliwość ich korygowania. Zapisy korygujące za pomocą ponownego księgowania nazywane są stornem. Taki zapis anuluje błędną operację i ją koryguje, został wprowadzony po to, aby uniemożliwić skreślanie błędnych informacji, a więc i po to, aby zachować przejrzystość dokumentów księgowych. Możemy wyróżnić:

  • storno czarne- ponowny zapis na tych samych kontach, tej samej kwoty, ze zamianą stron zapisu- tutaj zapis dokonywany jest odwrotnie niż zapis korygowany. Zapis powoduje zwiększenie obrotu na kontach.

  • storno czerwone- zapisanie tych samych kwot na tych samych kontach tylko ze znakiem minus. W momencie, kiedy zapisy prowadzone były ręcznie, tego typu korekta wykonywana była czerwonym kolorem, stąd nazwa. Zapis powoduje zmniejszenie obrotu na kontach.